BAR HO NAM KATARZYNA KOWALSKA — Polityka prywatności

Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób BAR HO NAM KATARZYNA KOWALSKA gromadzi, wykorzystuje i chroni dane osobowe osób odwiedzających naszą stronę internetową, klientów oraz uczestników organizowanych przez nas eventów. Dbamy o to, aby przetwarzanie danych odbywało się w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, z poszanowaniem poufności i komfortu naszych gości.

Wszystkie organizowane przez nas wieczory rozrywkowe z grami stołowymi mają charakter wyłącznie rozrywkowy. Wykorzystywane są żetony lub punkty bez realnej wartości pieniężnej, a uczestnicy nie otrzymują żadnych nagród finansowych ani wygranych pieniężnych.

1. Informacje ogólne i cel Polityki prywatności

Administratorem danych osobowych jest BAR HO NAM KATARZYNA KOWALSKA (dalej: „Administrator”, „my”, „nas” lub „BAR HO NAM KATARZYNA KOWALSKA”), działający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i specjalizujący się w organizacji premium eventów tematycznych oraz wieczorów z interaktywnymi grami stołowymi dla firm i klientów indywidualnych.

Celem niniejszej Polityki prywatności jest przejrzyste wyjaśnienie, jakie dane osobowe zbieramy, w jakich celach je przetwarzamy, jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą, oraz jakie środki bezpieczeństwa stosujemy. Dokument ma zastosowanie do danych zbieranych za pośrednictwem strony https://eveningmosaic.com, formularza kontaktowego i rezerwacyjnego, korespondencji e‑mailowej i telefonicznej oraz podczas realizacji eventów.

2. Informacje, które zbieramy

Zakres przetwarzanych danych zależy od charakteru relacji z BAR HO NAM KATARZYNA KOWALSKA (odwiedzający stronę, osoba wysyłająca zapytanie, klient, uczestnik eventu, kontrahent). Co do zasady możemy zbierać następujące kategorie danych:

  • Dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, dane reprezentanta lub osoby kontaktowej.
  • Dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, nazwa i adres organizacji, dane do faktury oraz dane do korespondencji.
  • Dane dotyczące zapytania lub rezerwacji: rodzaj planowanego wydarzenia (np. event korporacyjny, przyjęcie prywatne, team building, wieczór pokerowy, wieczór z ruletką lub blackjackiem, pakiet VIP), przewidywana liczba gości, preferowana data i lokalizacja, budżet, wybrane usługi dodatkowe, informacje organizacyjne oraz inne szczegóły przekazane w treści wiadomości.
  • Dane uczestników eventów: w zależności od charakteru wydarzenia możemy otrzymać listy gości zawierające imiona i nazwiska, przypisanie do grup/stołów, informacje organizacyjne konieczne do sprawnego przebiegu eventu (np. preferencje językowe przy animacjach). Zasadniczo nie wymagamy od uczestników zakładania kont ani przekazywania szerszych danych osobowych.
  • Dane rozliczeniowe: dane do faktury, NIP, numer rachunku bankowego lub inne dane wymagane przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.
  • Dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory urządzeń, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, strefie czasowej, przybliżonej lokalizacji, a także dane dotyczące korzystania z naszej strony (odwiedzane podstrony, czas spędzony na stronie, źródło wejścia), zbierane z wykorzystaniem plików cookies i podobnych technologii.
  • Dobrowolne dane dodatkowe: wszelkie informacje, które zdecydujesz się nam przekazać, np. szczegóły koncepcji kreatywnej, inspiracje dotyczące wystroju, informacje o preferencjach gości, a także zgody marketingowe (np. zgoda na wysyłkę newslettera lub materiałów ofertowych).

Nie wymagamy przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych w rozumieniu RODO). Jeżeli dobrowolnie przekażesz nam takie dane (np. informacje zdrowotne dotyczące konkretnego uczestnika w kontekście bezpieczeństwa na wydarzeniu), zostaną one użyte wyłącznie w celu, w jakim zostały podane, z zachowaniem szczególnej poufności.

3. W jaki sposób wykorzystujemy dane

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia naszej działalności, świadczenia usług na najwyższym poziomie oraz zapewnienia bezpieczeństwa i komfortu uczestników. W szczególności wykorzystujemy dane w następujących celach:

  • Obsługa zapytań i komunikacja: odpowiadanie na wiadomości wysłane przez formularz kontaktowy lub rezerwacyjny, e‑mailem lub telefonicznie; przedstawianie wycen, propozycji scenariuszy eventów i dostępnych terminów.
  • Przygotowanie i realizacja umowy: planowanie i koordynacja wydarzeń (np. eventy korporacyjne, przyjęcia prywatne, team building, tematyczne wieczory z grami stołowymi takimi jak poker, ruletka, blackjack czy pakiety VIP), przygotowanie harmonogramów, listy usług, produkcji i logistyki.
  • Organizacja i bezpieczeństwo eventów: zarządzanie listą gości, przydział do stołów i stref, komunikacja z podwykonawcami (np. obsługa techniczna, prowadzący, catering), zapewnienie bezpieczeństwa i właściwej atmosfery wydarzenia.
  • Rozliczenia i obowiązki prawne: wystawianie faktur, prowadzenie rozliczeń, archiwizacja dokumentów księgowych, realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego i cywilnego.
  • Usprawnianie naszych usług: analiza zapytań, historii realizacji oraz anonimowych danych statystycznych dotyczących korzystania ze strony w celu doskonalenia oferty, optymalizacji procesów, poprawy ergonomii i szybkości działania serwisu.
  • Komunikacja marketingowa i PR (opcjonalnie): przesyłanie informacji o nowych usługach, ofertach specjalnych, inspiracjach eventowych oraz materiałów redakcyjnych, jeżeli wyrazisz na to wyraźną i dobrowolną zgodę. Możemy także, po uzyskaniu odrębnej zgody, wykorzystywać materiały z realizacji (np. zdjęcia z referencjami klienta) w naszych materiałach promocyjnych.
  • Ustalenie i dochodzenie roszczeń: ewentualne dochodzenie lub obrona przed roszczeniami wynikającymi z prowadzonej działalności lub zawartych umów.

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec Ciebie skutki prawne ani w istotny sposób wpływającego na Twoją sytuację w rozumieniu art. 22 RODO.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz z obowiązującymi przepisami prawa polskiego, w szczególności ustawą o ochronie danych osobowych i ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W zależności od sytuacji, podstawą prawną przetwarzania może być:

  • Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem, np. przygotowanie oferty, rezerwacja terminu, realizacja umowy eventowej.
  • Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na Administratorze, np. przechowywanie dokumentacji księgowej, rozliczenia podatkowe, odpowiedzi na żądania organów publicznych działających w granicach prawa.
  • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora, którym jest w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa i wysokiej jakości obsługi eventów, bieżąca komunikacja z klientami i partnerami biznesowymi, obrona przed roszczeniami, dochodzenie należności, prowadzenie analiz statystycznych i rozwoju oferty, a także utrzymywanie eleganckiej, spójnej komunikacji marki BAR HO NAM KATARZYNA KOWALSKA.
  • Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda osoby, której dane dotyczą, w odniesieniu do działań marketingowych, wysyłki newslettera, wykorzystania wybranych materiałów wizerunkowych czy publikacji opinii klientów. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Jeżeli masz pytania dotyczące konkretnej podstawy prawnej odnoszącej się do Twoich danych, możesz skontaktować się z nami, korzystając z danych podanych w sekcji „Kontakt w sprawach ochrony danych”.

5. Udostępnianie i przekazywanie danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom, które wspierają nas w realizacji usług i z którymi zawarte są odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych lub które działają jako niezależni administratorzy zgodnie z obowiązującym prawem. W szczególności możemy udostępniać dane następującym kategoriom odbiorców:

  • Podwykonawcy realizujący eventy: prowadzący i animatorzy gier stołowych, technicy, DJ‑e, fotografowie i filmowcy, firmy cateringowe, dostawcy dekoracji oraz inni partnerzy niezbędni do realizacji wysokiej jakości wydarzenia.
  • Dostawcy usług IT i narzędzi komunikacyjnych: operatorzy hostingu strony, dostawcy systemów mailingowych, paneli rezerwacyjnych, narzędzi analitycznych i innych rozwiązań wspierających obsługę klienta oraz bezpieczeństwo serwisu.
  • Biuro rachunkowe oraz doradcy prawni: w zakresie niezbędnym do prowadzenia dokumentacji finansowej, podatkowej i prawnej.
  • Organy publiczne uprawnione przepisami prawa: tylko w przypadkach i w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy (np. sądy, organy ścigania, organy podatkowe).

Wszystkie podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu są zobowiązane do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa. Dane co do zasady nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli w wyjątkowych przypadkach doszłoby do takiego transferu (np. wykorzystanie narzędzia IT z serwerami poza EOG), będzie on realizowany wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez czas wymagany obowiązującymi przepisami prawa. Typowe okresy retencji to:

  • Dane związane z zapytaniami ofertowymi: co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dojdzie do zawarcia umowy lub wyrazisz zgodę na dalszy kontakt marketingowy.
  • Dane klientów i dokumentacja umów: przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnych (zazwyczaj do 6 lat).
  • Dane księgowe i podatkowe: przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego, w szczególności do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody: do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania.
  • Dane techniczne i statystyczne z cookies: przez okres wskazany w ustawieniach danego pliku cookies lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika w przeglądarce.

Po upływie powyższych okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły, o ile nie istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przechowywania.

7. Środki bezpieczeństwa danych

Traktujemy bezpieczeństwo danych osobowych z najwyższą starannością, stosując zarówno środki techniczne, jak i organizacyjne, adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych w branży eventowej. W szczególności:

  • stosujemy zabezpieczenia serwerów oraz połączeń (m.in. szyfrowanie transmisji z wykorzystaniem protokołu HTTPS),
  • zapewniamy kontrolę dostępu do systemów przetwarzających dane (uprawnienia nadawane są tylko osobom, którym są niezbędne do realizacji zadań),
  • stosujemy procedury tworzenia kopii zapasowych i archiwizacji danych,
  • zawieramy z podwykonawcami odpowiednie umowy regulujące kwestie bezpieczeństwa i poufności,
  • regularnie analizujemy procesy przetwarzania danych i wdrażamy środki minimalizujące ryzyko nieuprawnionego dostępu, utraty lub modyfikacji danych.

Pomimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń, żaden system nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, poinformujemy osoby, których dane dotyczą, zgodnie z wymogami RODO.

8. Twoje prawa w zakresie ochrony danych

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci prawa wynikające z RODO. Możesz z nich korzystać, kontaktując się z nami zgodnie z informacjami wskazanymi w sekcji „Kontakt w sprawach ochrony danych”. Przysługują Ci w szczególności:

  • Prawo dostępu do danych — uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, oraz otrzymania kopii tych danych.
  • Prawo do sprostowania — żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne.
  • Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane lub gdy wycofasz zgodę, a nie ma innej podstawy przetwarzania.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania — np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu, na czas wyjaśnienia sytuacji.
  • Prawo do przenoszenia danych — otrzymania danych dostarczonych nam w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przesłania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.
  • Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania — w sytuacji, gdy podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes, możesz sprzeciwić się przetwarzaniu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W szczególności masz prawo w każdym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.
  • Prawo do wycofania zgody — w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody, możesz ją odwołać w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
  • Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) lub innego właściwego organu nadzorczego.

W celu ułatwienia realizacji Twoich praw możemy poprosić o podanie dodatkowych informacji, pozwalających nam jednoznacznie zweryfikować Twoją tożsamość, w szczególności przy udzielaniu informacji o danych, które przechowujemy.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie, aby zapewnić jej prawidłowe funkcjonowanie, zoptymalizować komfort korzystania oraz prowadzić statystyki odwiedzin. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika, które mogą zawierać m.in. identyfikator urządzenia, ustawienia przeglądarki oraz informacje o odwiedzanych podstronach.

Na naszej stronie mogą być stosowane w szczególności następujące kategorie cookies:

  • Cookies niezbędne (techniczne): umożliwiające prawidłowe działanie serwisu, obsługę nawigacji, formularzy (np. Kontakt & rezerwacja) oraz podstawowych funkcji bezpieczeństwa.
  • Cookies funkcjonalne: wspierające zapamiętywanie wybranych ustawień strony oraz poprawiające komfort przeglądania (np. preferencje językowe, zapamiętanie informacji o wyświetleniu komunikatu o cookies).
  • Cookies analityczne i statystyczne: pomagające nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu (np. które sekcje są najczęściej odwiedzane: oferta eventów korporacyjnych, pakietów VIP, referencje klientów), co pozwala ulepszać zawartość i układ strony.

Podstawą prawną stosowania cookies niezbędnych jest nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu prawidłowego działania strony. W przypadku pozostałych kategorii cookies podstawą jest Twoja zgoda, którą możesz wyrazić lub zmienić za pomocą dostępnego na stronie panelu ustawień cookies (baner cookies). Masz również możliwość samodzielnego zarządzania plikami cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej, w tym ich blokowanie lub usuwanie.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu, w tym na wygodę korzystania z formularzy oraz szybkość ładowania wybranych elementów strony.

10. Kontakt w sprawach ochrony danych

Wszelkie pytania, wnioski lub zastrzeżenia dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Evening Mosaic możesz kierować za pośrednictwem danych kontaktowych dostępnych na stronie Kontakt & rezerwacja.

Aby ułatwić obsługę Twojego zapytania, w treści wiadomości wskaż, jakiego rodzaju współpracy lub wydarzenia dotyczy sprawa (np. event korporacyjny, przyjęcie prywatne, wieczór z grami stołowymi, pakiet VIP) oraz określ, z jakiego prawa chcesz skorzystać (dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie, sprzeciw, wycofanie zgody).

Dołożymy starań, aby udzielić odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania Twojego wniosku, z możliwością jego przedłużenia w przypadkach przewidzianych w RODO.

Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, m.in. w przypadku zmian przepisów prawa, stosowanych technologii lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod adresem https://eveningmosaic.com/privacy-policy/.

Kolejny krok

Poznaj nasze eventy tematyczne

Jeśli chcesz zobaczyć, jak w praktyce dbamy o komfort i doświadczenie gości, odwiedź sekcję referencji lub przejdź bezpośrednio do formularza kontaktowego, aby porozmawiać o Twoim wydarzeniu.

Zobacz referencje Porozmawiajmy o wydarzeniu